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Embaucher

Si vous avez l’intention d’embaucher un collaborateur, mieux vaut vous affilier rapidement au secrétariat social d’Acerta. Vous gagnerez du temps et vous épargnerez des soucis administratifs tout en garantissant un salaire correct à votre collaborateur. Dans certains cas, l’administration intervient même dans les frais administratifs pour le secrétariat social.

Pour de plus amples informations, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse sec.affiliateurs@acerta.be.


L’engagement de personnel a des implications financières et pratiques. Si vous employez du personnel, vous devez respecter certaines obligations. Le rôle que vous jouez dans votre entreprise change lui aussi. Dorénavant, vous êtes non seulement chef d’entreprise, mais aussi coach. Si vous souhaitez étendre vos connaissances et vos compétences dans ce domaine, visitez MRH sur consult.acerta.be.

Au moment de l'engagement (au plus tard), l'employeur doit accomplir une série de formalités, importantes pour les deux parties, et qui peuvent faire épargner de nombreuses difficultés. En tant qu’employeur, vous avez diverses obligations importantes non seulement envers l’administration, mais aussi envers vos travailleurs.

Obligations de l'employeur par rapport aux instances officielles

Les aides financières

Avant d’engager du personnel, il est intéressant de vérifier les subsides dont vous pouvez bénéficier. EcoSubsiBru, le portail des aides en région de Bruxelles-Capitale, et le Portail Création PME de la région Wallonne vous offrent un aperçu des aides existantes.

L’assurance accidents du travail

Vous êtes obligé de conclure une assurance accidents du travail, quelle que soit la durée de la prestation de travail. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de tout accident sur le chemin de et vers le travail et au travail même. Peu importe qui est en tort (un tiers ou votre collaborateur). Si vous ne souscrivez pas d’assurance, vous risquez une amende et vous vous exposez parfois à de très lourdes conséquences financières en cas d’accident du travail.

L’ONSS

Vous devez également vous affilier à l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS). L’ONSS perçoit les cotisations pour la sécurité sociale. Renvoyez leur le questionnaire dûment complété et signé et informez-les de toute modification d’activité, d’adresse, ... Demandez votre inscription à l’ONSS ou adressez-vous à Acerta.

Caisse d’allocations familiales

Vous devez vous affilier à une caisse d’allocations familiales dans les 90 jours qui suivent l’engagement de votre collaborateur. Acerta Secrétariat social peut s’en charger pour vous via Acerta Caisse d’allocations familiales. Si vous ne choisissez pas de caisse, vous serez affilié d’office à l’Office national d’allocations familiales pour travailleurs salariés (ONAFTS). Pour certains secteurs, vous ne pouvez pas choisir votre caisse. Votre employé demande ses primes de naissance et ses allocations familiales à la caisse d’allocations familiales choisie par l’employeur. Acerta vous informe à ce sujet.

La caisse de vacances annuelles

L’affiliation à une caisse de vacances annuelles est uniquement obligatoire si vous engagez des ouvriers. Cette affiliation se fait via l’inscription à l’ONSS. Normalement, vous vous affiliez à l’Office national des vacances annuelles (ONVA). Certains secteurs (alimentation, construction, métallurgie, ...) ont leur propre caisse de vacances.

Le service externe pour la prévention et la protection au travail

Vous êtes tenu de vous affilier à un service externe pour la prévention et la protection au travail, à moins que vous n’engagiez que des employés de maison. Acerta peut également vous aider à ce sujet.

La déclaration Dimona

Avant que votre collaborateur ne commence à travailler, vous devez introduire une déclaration Dimona (déclaration immédiate à l’emploi) auprès de l’Office National de Sécurité Sociale. De cette façon, toutes les instances publiques qui doivent disposer des données relatives à l’emploi sont tenues au courant de votre embauche. L’introduction de la déclaration Dimona permet de simplifier ou de supprimer certaines obligations des employeurs en matière de documents sociaux. Vous pouvez introduire votre déclaration Dimona par les canaux de communication suivants :

  • via un téléphone à touches (serveur vocal)
  • via Internet, en utilisant l’application Dimona
  • via Internet, en utilisant l’application Multi-DIMONA (Dimona via le fichier du personnel)
  • via un GSM (application Quick Smart Dimona). Ce canal est exclusivement destiné aux employeurs des secteurs de l’agriculture, de l’horticulture, de l’horeca et de l’intérim
  • en utilisant des messages structurés.

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter jesuisemployeur.be.

Acerta peut se charger de la déclaration Dimona pour vous.

La vie privée

Vous récoltez de nombreuses informations personnelles au sujet de vos travailleurs pour votre administration des salaires et la gestion de votre personnel. La législation sur la protection de la vie privée vous oblige à établir un aperçu des informations enregistrées et des personnes auxquelles elles sont communiquées, et de partager cet aperçu avec l’administration.

Les déclarations obligatoires

En tant qu’employeur, vous devez régulièrement fournir des renseignements aux instances officielles. Vous trouverez chez Acerta les documents standard à cet effet, par exemple la feuille de renseignements INASTI, le certificat de travail et les attestations des fonds de sécurité d’existence. Vos compagnies d’assurances peuvent également demander à Acerta des informations sur les salaires et les prestations de travail de votre collaborateur.

Obligations de l'employeur envers les travailleurs

Votre candidat répond-il aux obligations?

Avant de conclure un contrat de travail, vous devez vérifier si votre candidat est en ordre sur le plan légal pour travailler pour vous. S’il n’est pas citoyen de l’UE, il doit disposer d’une carte et d’un permis de travail. Un régime de transition s’applique aux ressortissants des nouveaux États membres de l’UE.

Le contrat de travail

Si vous engagez des étudiants jobistes, des ouvriers à temps partiel ou des employés à contrat déterminé ou pour une tâche précise, vous êtes aussi tenu de rédiger un contrat de travail en deux exemplaires. Pour les travailleurs à temps partiel, les horaires de travail doivent figurer dans le contrat. Vous trouverez quelques modèles de contrats de travail dans la partie documents. Mieux vaut aussi établir un contrat de travail écrit pour les autres travailleurs, de sorte à éviter toute discussion ultérieure.

Le règlement de travail

Chaque travailleur doit aussi recevoir une copie du règlement de travail. Vous devez pouvoir en apporter la preuve à l’aide d’un accusé de réception signé. Mieux vaut donc reprendre cette clause dans votre contrat de travail. Si vous n’avez pas de règlement de travail, Acerta peut vous fournir un règlement de travail standard. Contactez les collaborateurs d’Acerta Secrétariat Social. Vous devez afficher le règlement à un endroit bien visible, accompagné du registre des remarques. À l’issue de la procédure de consultation, envoyez le règlement et le registre à l’inspection sociale du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Á partir du 1er avril 2010, chaque entreprise doit mettre sur papier une politique préventive en matière d’alcool et de drogue et l’avoir repris au règlement du travail.

La loi sur le travail

En tant qu’employeur, vous devez respecter la loi sur le travail. Cette loi règlemente entre autres :

  • le travail des enfants : vous ne pouvez engager aucune personne de moins de 15 ans et vos travailleurs doivent avoir respecté l’obligation scolaire complète.
  • le travail du dimanche : vos collaborateurs ne peuvent jamais travailler le dimanche, à moins que ce ne soit autorisé dans le secteur. C’est notamment le cas dans les centres touristiques.
  • la durée du travail : vos collaborateurs ne peuvent travailler qu’un certain nombre d’heures par jour, par semaine et par période. Les heures supplémentaires sont uniquement autorisées dans certains cas et donnent parfois droit à un supplément de salaire et/ou un repos compensatoire.
  • le travail de nuit : les travailleurs peuvent seulement travailler jusqu’à certaines heures. Pour les jeunes travailleurs, il existe des mesures de protection spécifiques.
  • le travail pour les jeunes travailleurs : des mesures spécifiques s’appliquent au travail de nuit, au supplément de salaire, au repos compensatoire et à la durée du travail.

En tant qu’employeur, vous devez également respecter la loi relative aux heures supplémentaires. Acerta vous informe sur l’application de celle-ci dans votre secteur.

Le bien-être

Vous devez respecter scrupuleusement toutes les dispositions relatives au bien-être. Votre lieu de travail doit répondre à des normes légales. Votre travailleur doit pouvoir effectuer son travail sans risque d’accident ou de maladie. Mieux vaut donc veiller à des vêtements de sécurité, une protection des machines et la température du lieu de travail. Faites régulièrement effectuer les examens médicaux nécessaires.

L’examen médical

Pour certains travailleurs, l’examen médical est obligatoire. Acerta vous en apprendra davantage sur les personnes concernées par cet examen et le moment auquel il doit avoir lieu. L’examen peut être effectué par un service interne ou externe pour la prévention et la protection au travail.

Vous devez également demander le numéro NISS (il s’agit du numéro de registre national) de vos travailleurs. Communiquez toujours ce numéro à Acerta. Vos travailleurs trouveront ce numéro sur leur carte d’identité ou leur carte SIS. Les travailleurs étrangers doivent demander leur numéro NISS bis à la maison communale s’ils n’en disposent pas encore.

Les CCT

Les conventions collectives de travail fixent de nombreux éléments liés au travail. Elles diffèrent selon le secteur d’entreprise et la commission paritaire joue un rôle important à ce sujet. Si vous ne savez pas de quelle commission paritaire vous relevez, demandez conseil à Acerta Secrétariat social. Vous pouvez également suivre les derniers développements de votre CCT dans le Guide Sectoriel, qui est mis gratuitement à votre disposition. Une CCT comprend des clauses à propos :

  • du salaire minimal
  • des indemnités de déplacement
  • des primes de fin d’année
  • des délais de préavis dérogatoires
  • de la délégation syndicale.

Vous trouverez de plus amples informations sur les salaires, les primes et les congés dans la partie Rémunérer.

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